Certificar copias en notaría: qué es, requisitos y costo por hoja

Cuando certificas una copia, el notario coteja tu fotocopia con el documento original que le presentas y, si coinciden, autoriza con su firma y sello que esa reproducción guarda absoluta conformidad con el original. Esa frase no es un eslogan: es el texto del artículo 110 del Decreto Legislativo 1049, Ley del Notariado, que la ley titula certificación de reproducciones. En la calle se le dice copia certificada, copia legalizada o copia fedateada notarial, pero el acto jurídico es el mismo.

Lo importante es entender qué garantiza y qué no. El notario certifica que la copia es fiel al original, es decir, que lo que dice el papel que le mostraste es exactamente lo que aparece en la copia. No garantiza que el documento original sea legal, verdadero o esté vigente. Si presentas un certificado de estudios falso, el notario certificará que la copia es igual a ese papel, pero la responsabilidad por el contenido sigue siendo tuya. Por eso, ante un original con borrones o enmendaduras, el notario puede negarse a certificar o hacerlo dejando constancia expresa de esas alteraciones.

Se pueden certificar copias de documentos públicos y privados. Entre los más solicitados están:

• Identidad: DNI, carné de extranjería, pasaporte.
• Estudios: títulos, diplomas, constancias y certificados de estudios.
• Estado civil y familia: partidas de nacimiento, matrimonio o defunción, actas.
• Contratos y poderes: contratos privados, poderes, escrituras.
• Comerciales y tributarios: boletas, facturas, estados de cuenta, recibos.
• Propiedad y vehículos: tarjetas de propiedad, partidas registrales, títulos.

Hay límites razonables: el notario puede negarse a certificar documentos con enmendaduras, raspaduras o cuando el original esté tan deteriorado que no permita un cotejo confiable. Documentos protegidos por leyes especiales (por ejemplo, ciertos billetes o valores) tampoco se reproducen.

Necesitas una copia certificada cuando quien recibe el documento exige garantía de que la copia coincide con un original que no le vas a entregar. Pasa, por ejemplo, al postular a un trabajo o concurso público, al inscribir bienes, al iniciar trámites bancarios o de seguros, al presentar documentos de estudios ante una empresa privada, o cuando un proceso judicial o administrativo te lo solicita por escrito.

Validez: la certificación notarial no tiene fecha de vencimiento por ley; una copia certificada hace años sigue siendo válida en sí misma. Sin embargo, la entidad que la recibe sí puede pedirte una certificación con fecha reciente (por ejemplo, de los últimos 3 meses), porque quiere asegurarse de que el original sigue existiendo. Antes de pagar varias copias, confirma con quién te la pide qué antigüedad acepta.

Costo: es variable y se cobra por hoja o por cara, no hay tarifa única fijada por el Estado. Como referencia de mercado, ronda entre S/5 y S/30 por hoja, dependiendo de la notaría, la ciudad y el tipo de documento. En documentos extensos el monto se acumula rápido, así que pide siempre el precio total antes de dejar el documento. Algunas notarías ofrecen tarifas por volumen y el IGV suele estar incluido en el tarifario publicado.